「美容室のカルテ管理、もっと簡単にできないかな？」
「紙のカルテだと情報がすぐに見つからない」と悩んでいませんか？
美容室・サロンで紙のカルテを使っていると、管理の手間がかかり、紛失のリスクもあります。
そこでおすすめなのが、電子カルテです。電子カルテは紛失することもなく、簡単にお客様の情報を検索できます。紙のように場所も取らないため、保管スペースも必要ありません。
この記事では電子カルテのメリット・選び方・気になるポイントについて紹介します。
電子カルテの導入で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
電子カルテの特徴・メリット
「そもそも紙のカルテと電子カルテってどう違うの？」と思うかもしれません。
ここからは電子カルテの特徴・メリットについて紹介します。
紛失の心配がない
電子カルテは紙のカルテと違い、データで保管します。
そのためデータを削除しない限りは、電子カルテがなくなることはありません。
紙カルテのように紛失するリスクがないため、安心してカルテの利用ができます。
簡単に検索できる
紙のカルテは、見たいカルテを探すまで時間がかかるケースがあります。
例えばカルテを名前順に保管していたとしても、正しい場所に保管されていなかったり、数が多いと探すのが難しくなっていきます。
そこで電子カルテを導入して、検索機能を使えば、すぐに目的のカルテを発見できるようになります。
「カルテに時間を取られたくない」「すぐにカルテを探せるようにしたい」という方には電子カルテがおすすめです。
保管スペースが必要ない
紙のカルテは名前順に並べたり、すぐ取り出せるように綺麗にファイリングしたりと、保管の手間がかかります。
カルテの数が増えていくと、その分大きな保管スペースも必要になります。
そこで電子カルテを導入すれば、わざわざ保管場所を取る必要がありません。データで保管するため、どれだけカルテの数が増えても大丈夫です。
「美容室のスペースが限られている」「狭いスペースを有効活用したい」という方は電子カルテがおすすめです。
情報共有が簡単になる
紙のカルテを使うと「書いている字が読めない」「前回の施術履歴が残っていない」ケースが多々あります。
電子カルテなら情報を入力するため「カルテに書いている字が読めない」というトラブルが起こりません。
また施術時に写真を撮ってカルテに残しておけば、施術の様子が詳しく分かります。もし担当者が変わった場合でも、情報共有が簡単にできます。
スマホやタブレットで写真を撮って、電子カルテにデータを貼り付けるだけなので、とても簡単です。
電子カルテ「V-Karte」を利用されている美容室では「パーマ施術の様子を写真メモを活用している」という事例もあります。パーマロッドを巻いた状態で写真を撮っておけば、次回に同じパーマをかけ直すときに参考になります。
他のスタッフでも写真を見れば施術内容が分かるため、お客様に満足いただけるような施術ができます。
POS機能と連携できる
電子カルテによっては、他の機能と連携できる場合があります。
例えばPOS機能と連携できる電子カルテなら、お客様の施術履歴と合わせて、売上・顧客分析まで可能です。
例えばハイパーソフトの「V-Karte」なら、POSレジと情報を同期できます。
電子カルテ・POSレジの情報が集約されるため、スタッフ全員で情報共有できます。
電子カルテの導入によって、お客様のニーズを細かく分析できたり、サービス品質の向上も期待できます。
電子カルテの気になるポイント
「電子カルテのメリットは分かったけど、気になるポイントも多い」という人もいるでしょう。
ここからは電子カルテの導入前に気になるポイントについて紹介します。
費用について
電子カルテの種類によって費用は異なりますが、導入費用は3〜20万程度が多いです。
使い始めると、毎月の利用料が1万円程度かかります。
紙カルテの場合だと印刷費・紙代・保管するファイル代・保管スペース代など支出が多いため、電子カルテにするだけで紙カルテでかかる支出がなくなります。
紙カルテの費用削減を考えると、電子カルテの利用料は大きな支出ではないでしょう。
簡単に入力・管理できるか
「せっかく電子カルテを導入したのに、使い勝手が悪くて時間と手間がかかる」という状態は避けたいですよね。
電子カルテの導入に悩んでいる方は、簡単に使えるかどうかも気になっているでしょう。
結論からいうと、電子カルテは入力や管理が簡単なものが多いです。
例えば電子カルテ「V-Karte」を利用されている美容室では「スマホで簡単にカルテを確認できるようになった」という声をいただいています。
特に美容室・サロン向けの電子カルテであれば、スタッフが使いやすいように開発されているため、一通り使ってみるとすぐに慣れるようになっています。
またお客様が利用される場合も、決まった項目に情報を入れていくだけなので、とてもシンプルで簡単です。
スタッフ・お客様共に、ストレスなく操作できます。
手書き機能に対応しているか
「電子カルテにしたいけど、サッと手書きで記入もしたい」と思うかもしれません。
施術の写真データを貼り付けて、写真に手書きで書き込みたいケースもあるでしょう。
そういう場合は、手書きに対応している電子カルテがおすすめです。
キーボードでも入力できて、手書きにも対応していれば、どちらの良さも損なわずに利用できます。
電子カルテの選び方
「電子カルテのサービスは数が多くて、どれを選べばいいのか分からない」という方もいるでしょう。
ここからは電子カルテを選ぶときのポイントを紹介します。
導入実績が多い
絶対に確認してほしいのが「美容室にどれだけ導入されているか？」です。
多くの美容院で利用されている電子カルテであれば、それだけ信頼できます。
簡単に操作できる
電子カルテによっては、操作が難しいものもあります。
「電子カルテを導入したことによって、効率が悪くなっている」という事態も起こるかもしれません。
なるべく簡単に操作できるものを選べば、スタッフのオペレーション教育もそこまで必要ではありません。
他のサービスと連携できる
電子カルテの導入を考えているなら、他のサービスと連携できるものがいいでしょう。
- 予約受付
- 顧客管理
- セルフレジ
などの連携できる電子カルテであれば、一気に業務の効率化ができます。
「すべてのシステムを変えるのは心配だ」という方は、電子カルテだけ使ってみて、感触がよければ他のシステムも互換性にあるものに変えていくのがいいでしょう。
サポートが手厚い
電子カルテは導入して終わりではありません。毎日電子カルテを利用して、業務を改善・効率化していくことが大切です。
実際に電子カルテを使い始めると、分からないこと・疑問点も出てくるはずです。
そこで保守運用・サポートが手厚ければ、すぐに疑問点を解消して、スムーズな利用ができます。
もし電子カルテに対して苦手意識があったとしても、丁寧にサポートしてくれるサービスであれば、問題なく利用できるようになるでしょう。
電子カルテはこんな美容室におすすめ
電子カルテは、下記の美容室におすすめです。
- 紙のカルテを辞めたい
- カルテの保管場所を有効活用したい
- 業務を効率化したい
- どのスタッフでも業務できるようにしたい
- カルテからお客様のニーズを細かく分析したい
電子カルテを導入すると、紙カルテの保管スペースを削減できたり、業務を効率化してどのスタッフでも簡単に作業できるようになります。
また紙カルテに比べて、細かい情報を記入できたり、施術後の写真を簡単に貼り付けられます。
詳細が書かれた電子カルテであれば、お客様の細かいニーズを分析できて、新しい提案・満足度UPにつながるような接客ができます。
電子カルテの導入について気になっている方は、お気軽にお問い合わせください。
