「紙のカルテがかさばって探すのが大変…」「もっと管理をラクにできないかな？」と感じていませんか？
アイラッシュサロンでは、施術内容や仕上がり写真をカルテに記録することが大切です。
しかし、紙のカルテだと管理が手間だったり、紛失のリスクもあります。
そこで電子カルテを導入すれば、過去の施術履歴や注意事項、仕上がり写真をすぐに検索・確認でき、日々の業務がスムーズになります。
この記事では、アイラッシュサロンで電子カルテを活用するメリットや導入のポイントを紹介します。
電子カルテとは？
電子カルテは、施術履歴・お客様情報をデジタルで管理できる仕組みです。
紙のカルテだと、保管スペースが必要だったり、過去の情報を探すのに時間がかかったりします。
そこで電子カルテなら、スマホやタブレットを使って簡単に記入・閲覧ができるので、作業の負担もグッと軽減されます。
サービスによっては、予約情報や顧客情報といったPOSシステムとの連携も可能です。
電子カルテを導入するメリット
ここからは電子カルテを導入するメリットを紹介します。
- 紛失リスクがない
- 同意書も電子化できる
- 保管・管理・検索が簡単になる
- 紙代・印刷費用を節約できる
- 情報共有が簡単
- 写真を気軽にアップロードできる
紛失リスクがない
紙のカルテには、紛失のリスクがあります。
大切な個人情報を守るうえでも、管理方法は重要です。
そこで電子カルテならデータで管理するため、紛失のリスクが一切ありません。
お客様の大切な情報をしっかり保管でき、セキュリティ面でも安心です。
同意書も電子化できる
電子カルテは、カルテだけではなく、同意書も一緒に組み込めます。
SNSへの写真掲載や施術内容に関する同意など、事前に確認しておきたい内容を電子カルテに入れておきましょう。
電子カルテに同意書をつけることで、必ず同意確認が取れるため、トラブル回避につながります。
もし紙で同意書を作成していると「同意書を渡し忘れてトラブルになった」という事態があるかもしれません。
紙で管理していた時よりも、内容の確認・保存がスムーズになり、余計なトラブルやリスク回避にも役立ちます。
保管・管理・検索が簡単になる
紙のカルテだと保管スペースを取るうえに、探すのも一苦労。
顧客数が多くなると、その分カルテも増え、探す時間はどんどん増えていきます。
そこで電子カルテなら、過去の施術履歴もすぐに検索でき、必要な情報にすぐアクセス可能です。
お客様の好みや過去の施術内容を確認するのが簡単になるので、施術前の確認作業もスムーズです。
紙代・印刷費用を節約できる
紙のカルテは、紙代・印刷代・保管ファイル代などのコストがかかります。
電子カルテなら、すべてデジタル上に保存するため、紙のカルテでかかったようなコストがカットできます。
わざわざ紙を発注したり、印刷したりする手間もなくなるため、コスト面・効率面も改善されます。
情報共有が簡単
担当スタッフが変わる時やアシスタントとの引き継ぎ時にも、電子カルテならすぐに情報共有ができます。
わざわざ紙のカルテのように、大切に保管して他のスタッフに渡したり、印刷する必要はありません。
「何度も同じことを聞かれる…」といったお客様のストレスも減り、サービスの質も安定します。
写真を気軽にアップロードできる
アイラッシュサロンでは、細かい仕上がりをしっかり残しておくのが大事。
電子カルテなら、スマホで撮った写真をそのままアップできます。
紙のカルテのように印刷して貼る手間も不要。検索も楽なので「過去の施術内容を写真で振り返りたい」というときもすぐ見つかります。
写真をたくさん残したい方や、施術記録を細かく管理したい方におすすめです。
電子カルテの気になるポイント
ここからは電子カルテの気になるポイントを紹介します。
導入・運用費用はどれぐらいか？
電子カルテを導入する際の初期費用は3〜20万円程度が一般的です。
さらに月々の利用料として1万円前後が必要になるケースもあります。
一見コストがかかるように感じますが、紙のカルテ管理にかかる印刷代や保管スペース、管理の手間を削減できるため、長期的に見れば費用は回収できます。
スタッフの作業効率も上がり、施術・接客にも集中できるようになるので、結果として店舗全体の運営コストの削減につながります。
操作やオペレーションが簡単か
「電子カルテを導入しても、使いこなせるか分からない」と思う方もいるかもしれません。
一口に電子カルテといっても、いろんな種類・サービスがあります。
操作に不安がある方は、なるべく簡単に使えるものを選びましょう。
ボタンの配置や画面の見やすさ、入力のしやすさなどを事前に確認しておくと安心です。
特に、機械に疎いスタッフや年配の方が多い場合は、新しい操作に慣れるまで時間がかかるかもしれません。
導入後の教育やマニュアル作りの手間も少なく済ませるためにも、操作のしやすさは重要なポイントです。
対応の端末
「そもそも電子カルテって、なにで操作するの？」と思うかもしれません。
専用の端末・パソコン・タブレット・スマートフォンなど、対応している端末はサービスによって異なります。
例えばパソコンにしか対応していない電子カルテだと、レジや事務所のパソコンまで行かないと確認できず、少し手間がかかります。
スマホやタブレットに対応していれば、施術前に手元ですぐ確認できたり、通勤中に当日対応するお客様の履歴を事前にチェックしたりと、柔軟に活用できます。
どの端末でも同じ情報にアクセスできる方が、日々のサロンワークをスムーズに進めやすくなります。
失敗しない！電子カルテの選び方
電子カルテにはさまざまな種類があり、どれを選べばよいのか迷う方も多いかもしれません。
ここでは、選ぶ際に押さえておきたいポイントを紹介します。
アイラッシュサロンで多く使われている
電子カルテを選ぶときは、アイラッシュサロンでの導入実績があるかをチェックしておきましょう。
実際に多くのサロンで使われているサービスなら、使いやすさや機能性も評価されている証です。
普段のサロンワークの中で無理なく活用されている実績があれば、安心して導入できますよ。
アイラッシュサロン向けの電子カルテ
電子カルテを選ぶときは、アイラッシュサロン向きの機能があるか確認しましょう。
施術履歴の管理・写真の保存・予約情報との連携など、日々のサロンワークで必要となる機能が充実しているものがオススメです。
実際の施術内容やお客様対応をスムーズに進めるためにも、現場の業務フローに合っているかを事前に確認しておくと安心です。
スマホから入力・確認ができるか
スマホで操作できるかどうかも重要です。
パソコン専用の場合、入力・確認するときにパソコンを置いているレジや事務所まで移動しないと利用できません。
スマホ対応なら、施術前に手元ですぐ確認できたり、通勤中に当日のお客様の履歴を確認できます。
さらに専用端末を追加で購入する必要がなく、導入コストを抑えられるのもメリットです。
他のサービスと連携できるか
予約システムやPOSレジなど、他のシステムと連携できるかもチェックしておきましょう。
施術履歴と売上データをまとめて管理できると、売上分析やリピート率の向上にも役立ち、経営面でも改善につながります。
さらに、連携するシステムが増えることで、これまで手動で行っていた作業がデジタル化・自動化され、全体の業務効率が向上します。
結果として、スタッフの負担が減り、生産性の向上にもつながります。
アイラッシュサロンには「VCA Wallet」がオススメ
サロン向けの電子カルテなら「VCA Wallet」がオススメです。
スマホアプリで利用できるため、専用端末の導入は不要で、普段使っているスマホから簡単に操作できます。
施術前に手元ですぐ確認したり、通勤中に履歴を確認したりと、日々のサロンワークでも使いやすいです。
写真もアプリ内で管理・共有できるので、仕上がりの確認や過去の施術履歴もスムーズに探せます。
月額3,000円で利用でき、アイラッシュサロンでも多く導入されています。電子カルテの導入を検討している方にとって非常に使いやすいサービスです。
電子カルテを実際に使ってみたら
実際に電子カルテを利用されている方からは「スマホで操作できる点がとても便利」との声をいただきました。
専用端末を新たに用意せず、スタッフが普段使用しているスマホにアプリをダウンロードするだけで利用できるため、導入のハードルも低く、経営面でも負担が少ないと感じているそうです。
また施術内容も、仕上がり写真や注意事項を紐づけて記録できるので管理がしやすいとの声もありました。
さらに、登録された写真や履歴は検索機能で簡単に探せるため、SNSやスマホ内の画像をチェックする必要がなく、必要な情報にすぐアクセスできる点も評価されています。
電子カルテの利用について気になる方は、こちらの導入事例をチェックしてみてください。
