美容室やサロンで「電子カルテ」を使うメリット・注意点を紹介！

「美容室のカルテ管理、もっと簡単にできないかな？」
「紙のカルテだと情報がすぐに見つからない」と悩んでいませんか？

美容室・サロンで紙のカルテを使っていると、管理の手間がかかり、紛失のリスクもあります。

そこでおすすめなのが、電子カルテです。電子カルテは紛失することもなく、簡単にお客様の情報を検索できます。紙のように場所も取らないため、保管スペースも必要ありません。

この記事では電子カルテのメリット・選び方・気になるポイントについて紹介します。

電子カルテの導入で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

電子カルテとは 

電子カルテとは、お客様の名前・来店歴・施術内容などの顧客情報をデジタルデータで管理するシステムのことです。

従来の紙カルテと記録する内容は同じですが、スマートフォンやタブレットから入力・確認できるため、店頭だけでなく移動中やバックヤードで確認できるのが特徴です。

電子カルテの特徴・メリット

「そもそも紙のカルテと電子カルテってどう違うの？」と思うかもしれません。

ここからは電子カルテの特徴・メリットについて紹介します。

紛失の心配がない

電子カルテは紙のカルテと違い、データで保管します。

そのためデータを削除しない限りは、電子カルテがなくなることはありません。

紙カルテのように紛失するリスクがないため、安心してカルテの利用ができます。

簡単に検索できる

紙のカルテは、見たいカルテを探すまで時間がかかるケースがあります。

例えばカルテを名前順に保管していたとしても、正しい場所に保管されていなかったり、数が多いと探すのが難しくなっていきます。

そこで電子カルテを導入して、検索機能を使えば、すぐに目的のカルテを発見できるようになります。

「カルテに時間を取られたくない」「すぐにカルテを探せるようにしたい」という方には電子カルテがおすすめです。

保管スペースが必要ない

紙のカルテは名前順に並べたり、すぐ取り出せるように綺麗にファイリングしたりと、保管の手間がかかります。

カルテの数が増えていくと、その分大きな保管スペースも必要になります。

そこで電子カルテを導入すれば、わざわざ保管場所を取る必要がありません。データで保管するため、どれだけカルテの数が増えても大丈夫です。

「美容室のスペースが限られている」「狭いスペースを有効活用したい」という方は電子カルテがおすすめです。

紙カルテには保管用のキャビネット・ファイル・用紙の購入費もかかります。

電子カルテに切り替えることで、こうした備品コストをまるごと削減できます。

実際に、3ヶ月ごとに約1時間かけていた「失客カルテの整理作業」が電子カルテ導入後にほぼゼロになったというサロンの事例もあります。

情報共有が簡単になる

紙のカルテを使うと「書いている字が読めない」「前回の施術履歴が残っていない」ケースが多々あります。

電子カルテなら情報を入力するため「カルテに書いている字が読めない」というトラブルが起こりません。

また施術時に写真を撮ってカルテに残しておけば、施術の様子が詳しく分かります。もし担当者が変わった場合でも、情報共有が簡単にできます。

スマホやタブレットで写真を撮って、電子カルテにデータを貼り付けるだけなので、とても簡単です。

電子カルテ「V-Karte」を利用されている美容室では「パーマ施術の様子を写真メモを活用している」という事例もあります。パーマロッドを巻いた状態で写真を撮っておけば、次回に同じパーマをかけ直すときに参考になります。

他のスタッフでも写真を見れば施術内容が分かるため、お客様に満足いただけるような施術ができます。

例えば写真を施術前後で記録しておくと、次回来店時に「前回どのくらい明るくしたか」「パーマのかかり具合」などを視覚的に確認できます。

口頭では伝わりにくい仕上がりイメージの共有にも役立ちます。

担当スタイリストだけでなくアシスタントも含めた全員が接客メモを入力すれば、スタッフ全員でお客様の情報を共有して接客に活かすことができます。

また指名担当以外のスタッフがフォローに入る場面でも、カルテを見ればすぐに前回の会話内容や好みを把握できるため、接客の質が均一に保てます。

外出先・スマホからも確認できる

クラウド型の電子カルテはインターネット環境があればどこからでも確認できます。

出勤前の電車の中でその日の予約客のカルテを確認したり、施術の合間に次のお客様の来店履歴を確認したりと、店頭に縛られない使い方ができます。

通勤・移動中に来店情報をチェックし、施術の空き時間にカウンセリング内容や会話メモを入力できるため、スマートフォン1台で業務が完結しています。

POS機能と連携できる

電子カルテによっては、他の機能と連携できる場合があります。

例えばPOS機能と連携できる電子カルテなら、お客様の施術履歴と合わせて、売上・顧客分析まで可能です。

例えばハイパーソフトの「V-Karte」なら、POSレジと情報を同期できます。

電子カルテ・POSレジの情報が集約されるため、スタッフ全員で情報共有できます。

電子カルテの導入によって、お客様のニーズを細かく分析できたり、サービス品質の向上も期待できます。

記録できる情報の幅が広い

電子カルテでは、紙では記録しにくかった情報まで一元管理できます。

具体的には以下のような項目を記録するサロンが増えています。

こうした情報を蓄積することで、2回目以降の来店でも「前回と同じカラー配合で」「お子さんの入学式に合わせたスタイルで」といったきめ細かい対応が可能になります。

撮影同意書をデジタルで管理できる

美容室でビフォーアフター写真をSNSやホームページに掲載する場合、お客様の肖像権・個人情報保護の観点から、撮影・掲載前に同意を得ることが重要です。

電子カルテに同意書を組み込むことで、来店のたびに紙の書類を用意・案内する手間なく、毎回スムーズに同意を取得・記録できます。

実際に、カルテに撮影同意書を統合したことで来店ごとに確実に確認できるようになり、口頭確認だけではトラブルになりかねないケースを防げているというサロンの声があります。

法令上の明示的な義務規定はありませんが、肖像権の侵害や個人情報保護法への抵触リスクを避けるためにも、電子記録として残しておくことが推奨されます。

電子カルテの気になるポイント

「電子カルテのメリットは分かったけど、気になるポイントも多い」という人もいるでしょう。

ここからは電子カルテの導入前に気になるポイントについて紹介します。

費用について

電子カルテの種類によって費用は異なりますが、導入費用は3〜20万程度が多いです。

使い始めると、毎月の利用料が1万円程度かかります。

紙カルテの場合だと印刷費・紙代・保管するファイル代・保管スペース代など支出が多いため、電子カルテにするだけで紙カルテでかかる支出がなくなります。

紙カルテの費用削減を考えると、電子カルテの利用料は大きな支出ではないでしょう。

操作に慣れるまで時間がかかる？

電子カルテの導入初期は操作に不安を感じるスタッフもいるかもしれません。

ただし、美容室向けに開発された電子カルテは操作がシンプルに設計されており、普段からスマートフォンを使い慣れているスタッフであれば、導入時にそれほど苦労しないケースがほとんどです。

操作マニュアルやサポートが充実したサービスを選ぶことで、移行をスムーズに進められます。

簡単に入力・管理できるか

「せっかく電子カルテを導入したのに、使い勝手が悪くて時間と手間がかかる」という状態は避けたいですよね。

電子カルテの導入に悩んでいる方は、簡単に使えるかどうかも気になっているでしょう。

結論からいうと、電子カルテは入力や管理が簡単なものが多いです。

例えば電子カルテ「V-Karte」を利用されている美容室では「スマホで簡単にカルテを確認できるようになった」という声をいただいています。

特に美容室・サロン向けの電子カルテであれば、スタッフが使いやすいように開発されているため、一通り使ってみるとすぐに慣れるようになっています。

またお客様が利用される場合も、決まった項目に情報を入れていくだけなので、とてもシンプルで簡単です。

スタッフ・お客様共に、ストレスなく操作できます。

手書き機能に対応しているか

「電子カルテにしたいけど、サッと手書きで記入もしたい」と思うかもしれません。

施術の写真データを貼り付けて、写真に手書きで書き込みたいケースもあるでしょう。

そういう場合は、手書きに対応している電子カルテがおすすめです。

キーボードでも入力できて、手書きにも対応していれば、どちらの良さも損なわずに利用できます。

通信障害時のリスクとセキュリティ対策

クラウド型の電子カルテはインターネット接続が必要なため、通信障害時にカルテが参照できなくなるリスクがあります。

選定時には「オフライン閲覧に対応しているか」「データのバックアップ体制はどうなっているか」を必ず確認しましょう。

また、顧客の個人情報や施術データを扱うため、アクセス権限の設定（スタッフごとの閲覧・編集権限）やSSL暗号化などセキュリティ面の確認も重要です。

電子カルテの選び方

「電子カルテのサービスは数が多くて、どれを選べばいいのか分からない」という方もいるでしょう。

ここからは電子カルテを選ぶときのポイントを紹介します。

導入実績が多い

絶対に確認してほしいのが「美容室にどれだけ導入されているか？」です。

多くの美容院で利用されている電子カルテであれば、それだけ信頼できます。

簡単に操作できる

電子カルテによっては、操作が難しいものもあります。

「電子カルテを導入したことによって、効率が悪くなっている」という事態も起こるかもしれません。

なるべく簡単に操作できるものを選べば、スタッフのオペレーション教育もそこまで必要ではありません。

他のサービスと連携できる

電子カルテの導入を考えているなら、他のサービスと連携できるものがいいでしょう。

などの連携できる電子カルテであれば、一気に業務の効率化ができます。

「すべてのシステムを変えるのは心配だ」という方は、電子カルテだけ使ってみて、感触がよければ他のシステムも互換性にあるものに変えていくのがいいでしょう。

サポートが手厚い

電子カルテは導入して終わりではありません。毎日電子カルテを利用して、業務を改善・効率化していくことが大切です。

実際に電子カルテを使い始めると、分からないこと・疑問点も出てくるはずです。

そこで保守運用・サポートが手厚ければ、すぐに疑問点を解消して、スムーズな利用ができます。

もし電子カルテに対して苦手意識があったとしても、丁寧にサポートしてくれるサービスであれば、問題なく利用できるようになるでしょう。

電子カルテはこんな美容室におすすめ

電子カルテは、下記の美容室におすすめです。

電子カルテを導入すると、紙カルテの保管スペースを削減できたり、業務を効率化してどのスタッフでも簡単に作業できるようになります。

また紙カルテに比べて、細かい情報を記入できたり、施術後の写真を簡単に貼り付けられます。

詳細が書かれた電子カルテであれば、お客様の細かいニーズを分析できて、新しい提案・満足度UPにつながるような接客ができます。

電子カルテの導入について気になっている方は、お気軽にお問い合わせください。

電子カルテ導入で成果を出したサロンの事例

紙カルテ管理の手間を解消、施術記録で満足度向上

佐賀県市でヘア・ネイル・アイラッシュのトータルビューティーを展開するHEADS FACTORY様では、電子カルテ導入前、3ヶ月に1度の「失客カルテ管理」だけで約1時間を費やしていました。

電子カルテの導入後はこの作業が解消されただけでなく、施術内容を写真で記録してパーマ設定やカラー履歴をスタッフ全員で確認できるようになりました。

手書きを面倒に感じてカルテを残していなかったケースも改善され、お客様が仕上がりを確認して満足度が向上しています。

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スマホ1台で顧客情報をいつでもどこでも管理

埼玉県大宮を中心に展開するECLART様では、VCA Walletを電子カルテ・顧客情報管理の中心に据えています。

導入のきっかけは「前回使用した薬剤・施術内容・接客内容を覚えておかなくてはいけない」という現場の課題でした。

現在は「通勤・移動中に来店情報をチェックしたり、施術の空き時間にお客様との会話内容を入力したりと、手軽に活用できる」運用に変わっています。

また「前回の仕上がりや施術履歴をアプリ内でいつでも確認できるので、接客の品質を保っています」とのことで、

月額3,000円というコストパフォーマンスの高さも評価されています。

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まとめ

電子カルテは、紙カルテの「紛失・検索の手間・保管スペース」という3つの課題をまとめて解決できるツールです。

さらに写真・薬剤記録・撮影同意書の管理まで機能が広がっており、スタッフ全員での情報共有や、移動中のカルテ確認など、現場の使い方も多様化しています。

導入費用は月額1万円程度から始められるケースも多く、紙カルテのランニングコストと比較しても十分に元が取れる投資です。

「まず1店舗で試してみる」という形でも始められるので、ぜひ一度検討してみてください。